De tarea en tarea, de un lado para otro, prisas y más prisas, estrés y dificultades para hacerle un hueco a nuestros hobbies y a la familia en una agenda que apenas luce un hueco libre. Este es el día a día general de los ciudadanos, especialmente aquellos que titulan un negocio o son trabajadores por cuenta ajena. Por ello, es fundamental saber aprovechar al máximo las 24 horas del día, que restando las ocho que deberían ser de obligado cumplimiento para dormir? ¡quedan en 16!
Actualmente, existen numerosos libros y manuales que versan sobre este tema: la gestión del tiempo. Cómo sacar partido a la jornada laboral, para ser más productivos. La organización es la clave de ello y para hacer ésta más fácil de aplicar contamos con numerosas herramientas informáticas, software, que nos van a ayudar. Atrás quedaron el papel y lápiz, la agenda. ¡Bienvenidos sean los programas y las nuevas tecnologías!
Se trata de los llamados ?gestores de tareas?, que no son más que aplicaciones para los ordenadores, dispositivos portátiles (tabletas, smartphones) y plataformas web, que nos liberan, en cierta medida de la obligación de recordar. Estas últimas son muy interesantes, porque se pueden utilizar de forma online, en cualquier lugar y momento. Según diversos medios de comunicación especializados y foros relacionados con este tema, las cinco herramientas que presentamos a continuación te podrán ser de gran ayuda:
Things y Omnifocus. Es una de las aplicaciones más conocidas para el sistema Mac Os X y está orientada a la planificación de tareas y proyectos. Por ello, está organizado en carpetas donde poder guardar las tareas pendientes según el ritmo de trabajo que se haya marcado, con posibilidad de programar alertas para aquellos asuntos pendientes que no se nos pueden olvidar.
Los trabajos se estructuran como ?proyectos activos? y en esta sección incluiremos aquellos que se están desarrollando. Para la gestión del tiempo, contamos tanto con las citadas alarmas como con un calendario donde programar las actividades que deben ir desarrollándose y aquellas citas que son ineludibles.
Este programa tiene un coste de 39,99 euros para una licencia de uso personal. Se puede descargar en la Mac Store. Para aquellos que tengan mayores necesidades y busquen más prestaciones, Omnifocus, otra aplicación para Mac Os X, más complejo por esas mismas cualidades. Esto lo hace especialmente recomendable para empresas y entornos más complejos, con estructuras de negocio de mayores dimensiones. ¿El coste? 62,99 euros en la Mac Store.
Evernote y Nirvana. Organizador de tareas y libreta para apuntar lo que no se nos debería olvidar, respectivamente. Estos gestores están disponibles para diferentes sistemas operativos de ordenador (tanto para Windows como para Mac) y para dispositivos portátiles (iPhone, iPad, Blackberry?)
Más detalladamente, destacar que Evernote combina un programa de escritorio con la posibilidad de sincronizar online nuestras tareas y las alertas-notas que se programen. Esto lo convierte en una solución ideal para aquellos que se muevan constantemente, que viajen y necesiten estar conectados. Esto es así porque estamos ante una aplicación en línea compatible con los principales navegadores. Tiene un entorno gráfico muy fácil de usar y cuenta con extensiones para capturar información de forma instantánea, de numerosas fuentes (notas de texto, webs, archivos en PDF, etc.).
Evernote se puede disfrutar tanto gratuitamente (la versión free incluye 40 megabytes mensuales para la descarga de archivos y limitaciones en el tipo de formatos que se pueden sincronizar) como previo pago de cinco dólares al mes. Esta versión Premium no incluye limitaciones, puedes descargar 500 megabytes mensuales en archivos, y tiene un nivel de seguridad SSL.
En lo que respecta a Nirvana, sus principales cualidades ?como gestor de tareas y proyectos online- es que te permite tener todos los datos alojados en Internet. Se utiliza de forma sencilla y tiene algunas tareas interesantes, como es el caso de la posibilidad de delegar tareas o enviar misiones a terceras personas también conectadas a la misma. Se diferencia de Evernote en que aún está en versión beta privada, así que, por el momento, habrá que esperar a recibir una invitación o a que el desarrollo del software sea positivo.
Remember the milk. Su nombre ya dice mucho. ?Recuerda la leche?, una tarea que se nos olvida fácilmente cuando vamos a hacer la compra y que viene perfecta para transmitir la idea de este programa: un servicio que permite gestionar los asuntos pendientes de forma sencilla y eficiente. Se puede acceder a este gestor desde cualquier ordenador y está disponible en más de 20 idiomas.
Destaca en este caso la posibilidad de recibir recordatorios de tareas mediante mensajería al móvil y facilita la ordenación y clasificación de los trabajos a realizar mediante nubes de tags que se pueden compartir con otros contactos. Además, admite la integración con otras aplicaciones web, lo que multiplica su utilidad: se puede integrar con programas de geolocalización, para ubicar los lugares a los que hay que ir para hacer los ?pendientes?, y con calendarios muy utilizados, como es Google Calendar o iCal, la nueva agenda del sistema operativo Mac Os X. Dispone también de sindicación de las tareas pendientes para que los usuarios puedan añadirlas a su agregador de fuentes favorito.
El precio de esta herramienta es de 25 dólares al año para aquellos usuarios que requieran mayores funcionalidades. Se trata de la cuenta Pro, que otorga prioridad al recibir soporte vía correo electrónico. Incluso es posible la sincronización para los dispositivos móviles como el iPhone, iPad 2 e iPod Touch.
Rescue Time. Este ?rescatador de tiempo? almacena información sobre el tiempo que utilizas para trabajar y el que usas en otras tareas relacionadas y ahí radica su originalidad y posterior utilidad. Con los datos informatizados, llega la hora de la acción. ¡El software se pone a pensar! ¿Cómo? Con la información recogida se elabora un profundo análisis de nuestra jornada laboral. Así vamos a saber cuánto tiempo invertimos en redes sociales, cuánto en entretenimiento, en escribir, editar y otros asuntos que intervengan en nuestro día a día.
Como curiosidad ?muy útil, por cierto- de este software, ?Enfócate?, una aplicación que te bloquea voluntariamente los sitios web que pueden llevarte a la distracción. Las páginas ?robatiempo?.
Si quieres probarla, hay disponible una aplicación online que te ayudará a decirte (o no) por este ?rescatador de tiempo?.
Mind 42. Este gestor se centra en la dinámica mental de las personas para ayudar a gestionar el tiempo: estamos ante una herramienta de mapeo mental con el que organizar los pensamientos, proyectos, intenciones y conceptos en un diagrama de árbol. Podremos ir priorizando aquello que nos urge más, lo que más prisa corre, e ir poniendo tiempos o plazos a cada uno de los ítems que se incluyan en este árbol.
Esas ideas o tareas podrán seguirse y compartirlas con clientes, amigos, compañeros de trabajo u otras personas interesadas, todo ello de forma online. Además, permite subir imágenes, notas y enlaces para completar las actividades incluidas en Mind 42.
Es así como puedes crear tu mapa mental individual de forma instantánea y, lo que es mejor, generar un brainstorming, una lluvia de ideas, para enriquecer el trabajo. Se podría decir que es una forma más de networking.
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