Cómo se escribe una gran lista de tareas

Cada vez existen más programas diseñados para ayudarnos a lidiar con nuestra lista de tareas. Los tenemos desde los más completos (y complejos) como Omnifocus, a otros mucho más sencillos como Wunderlist. Existen servicios web y aplicaciones para nuestro smartphone y por supuesto, también podemos gestionar nuestra lista de tareas con un cuaderno y un bolígrafo.

Algunos parten de un claro enfoque GTD y otros nos remiten a lo básico. Algunos resultan tremendamente espartanos y otros (sobre todo muchos diseñados para Mac OS X) apuestan por el preciosismo y los detalles. Sin embargo, al final son solo una herramienta, y en ninguno de ellos vamos a aprender a realizar una gran lista de tareas si no contamos con algunas nociones básicas. Veamos pues cuáles son los principios que debemos tener en cuenta.

Vacía tu mente

Aunque a muchos os suene a filosofía oriental, lo cierto es que no podemos escribir una buena lista de tareas sin saber qué es realmente lo que tenemos que hacer.

Como ejercicio matutino, resulta una gran idea que lo primero que hagamos nada más llegar a nuestro trabajo sea escribir todo aquello que tengamos en la mente (tareas, proyectos, deseos a futuro…) Es un ejercicio que nos debe llevar unos diez minutos diarios y que puede terminar dando como resultado una lista enorme de cosas por hacer, pero que es necesario ya que nos va a servir a dar forma a nuestra lista.

Determina las tareas importantes

Repasa la lista que acabas de escribir y destaca las tareas importantes. Pueden ser tareas críticas para el desarrollo de trabajo, promesas que debes cumplir cuando llegues a casa, o cualquier cosa que pueda reportarte consecuencias negativas si no las llevas a cabo, como por ejemplo pagar tus facturas.

Depende de nosotros el determinar lo que es importante, y lo que no lo es tanto. Y no todo tiene por qué estar relacionado con el trabajo o ser trascendente. Si queremos tomar un curso de submarinismo por ejemplo, también debería estar en esta lista.

Determina las tareas urgentes

Vuelve a repasar tu lista. Señala de nuevo (quizás utilizando otro color o símbolo) cuáles de tus tareas son urgentes. Puede que no sean tan importantes como las que has señalado antes, pero el tiempo apremia y deben realizarse en un corto espacio de tiempo.

Una tarea urgente puede ser algo tan trivial como devolver un libro a la biblioteca, realizar una llamada telefónica o responder un e-mail. Como en el caso anterior, somos nosotros los que deberemos determinar lo que es urgente, aunque lo normal es centrarnos en tareas que deben realizarse en los próximos días o como mucho en una semana.

Escoge dos tareas importantes

Ahora mirando las tareas importantes que hemos seleccionado antes, escoge las siguientes:

• Una pequeña tarea importante que puedas realizar hoy mismo (como por ejemplo, terminar ese informe y mandárselo al jefe)
• Una tarea importante que puedes llevar a cabo a lo largo de la semana (podría ser escribir el primer capítulo de tu novela)

Dependiendo de tu horario y del tamaño de tus tareas, puede que seamos capaces de escoger más de dos tareas importantes de cada categoría (proyectos). Es importante también saber escribir correctamente la tarea que debemos llevar a cabo. “Informe” por ejemplo, no es una tarea. “Terminar el informe de ventas y mandárselo a mmi jefe” en cambio, sí que lo es.

Añade dos tareas urgentes

Si sabemos programar bien nuestro día a día, no deberíamos lidiar con demasiadas tareas urgentes. Pero incluso si las tareas urgentes nos sobrepasan, lo ideal es comenzar nuestro día afrontar en primer lugar las tareas importantes (de esta forma evitamos vivir en función de nuestras “urgencias”).

En caso que podamos hacerlo, resulta recomendable delegar todas esas tareas urgentes, pero poco importantes, que puedan llevar a cabo otros.

Revisa la lista cada mañana

Cada mañana al llegar a nuestro centro de trabajo, o en la comodidad de nuestro hogar, deberemos revisar nuestra lista de tareas y comenzar de nuevo el proceso que hemos explicado hasta aquí.