Microproductividad: pequeñas tareas en 30 segundos

En MuyPymes hemos hablado largo y tendido de cómo podemos mejorar nuestra productividad, tanto en nuestra vida profesional como en el ámbito personal. Sin embargo, hemos prestado poca atención a la micro productividad, una “técnica” (si así podemos definirla) que nos va a ayudar a ser más productivos en todos esos momentos “perdidos” que pueblan nuestro día a día.

¿Qué es la microproductividad?

La microproductividad consiste en saber aprovechar cada momento del día para alcanzar nuestros objetivos. No importa si estamos esperando en la cola del cine, si estamos en la sala de espera del dentista o incluso si estamos atrapados en un atasco. La microproductividad parte de un principio muy sencillo: hacer algo es siempre mejor que no hacer nada.

La microproductividad tiene poco que ver con enormes listas de tareas o grandes proyectos. No podemos esperar tomar una gran decisión o afrontar una tarea compleja mientras estamos en el lavadero de coches, pero lo que sí que podemos hacer por ejemplo es responder a esos cuatro o cinco e-mail que únicamente requieren una o dos líneas como respuesta.

Identificar los tiempos muertos

¿Qué entendemos por tiempo muerto? Desde un punto de vista general podríamos decir que estamos en “tiempo muerto” cuando estamos a la espera de que se produzca requisito o condición para poder seguir avanzando de nuestro proyecto. La duración de estos tiempos muertos  determinan la cantidad de pequeñas tareas que podemos llevar a cabo mientras tanto.

Como hemos explicado antes, nuestro día a día está plagado de esos pequeños tiempos muertos: esperamos en la caja del supermercado, bajamos por unas escaleras mecánicas que parecen descender hasta el mismísimo infierno, viajamos en tren… periodos de tiempo en el que muchos de nosotros aprovechamos nuestro smartphone para jugar a “Angry Birds”, pero que en realidad podríamos aprovechar para deshacernos de algunas pequeñas tareas.

¿Qué podemos hacer en 30 segundos?

Algunos pueden pensar que en estos “tiempos muertos” realmente no se puede llevar a cabo nada especialmente significativo. Sin embargo, están bastante equivocados y con solo tener a nuestra disposición 30 segundos, podemos llevar a cabo alguna de las siguientes tareas.

Gestionar nuestro e-mail

Es cierto que en 30 segundos no podemos prestar atención a un e-mail extenso (y mucho menos contestarlo), pero un vistazo rápido a nuestra bandeja de entrada nos puede ayudar a determinar cuáles podemos responder con una línea o cuáles otros deberán esperar a más tarde para una respuesta adecuada.

En aplicaciones como Gmail el uso de etiquetas puede ayudarnos a a realizar esta clasificación inicial de nuestra bandeja de entrada y ahorrarnos parte de este trabajo para cuando lleguemos a nuestra oficina.

Gestionar nuestras alarmas

Cada día tiene su propio horario, no importa lo rutinaria que creamos que es nuestra vida. Un simple “viaje en ascensor” no puede servir para revisar en el móvil las alarmas que podemos programar para el resto del día (a qué hora vamos a comer, cuándo vamos a volver, establecer ese recordatorio para la reunión de mañana, etc.)

Cuando descubramos la gran utilidad que tiene el disponer nuestro propio sistema de alarmas, pronto nos preguntaremos cómo podíamos haber vivido sin él.

Grabar una nota de audio

Teniendo en cuenta que el 99,99% de los móviles del mercado disponen de alguna aplicación que nos permite grabar audio, ¿Por qué no aprovecharla? Al principio puede parecernos raro porque no sabremos muy bien qué decir, pero pronto descubriremos que podemos utilizarla para gestionar nuestras tareas, grabar nuestras impresiones sobre una reunión o un contacto, etc.

Descubriremos además que en 30 segundos de audio podemos recopilar mucha más información coherente de lo que podríamos hacer escribiendo a mano o sobre la pantalla táctil de nuestro smartphone.

“Purgar” nuestra agenda

A lo largo de la semana es normal que en la agenda de nuestro móvil acumulemos un gran número de contactos y eventos. Una rápida revisión semanal nos puede ayudar a determinar quiénes son esas personas con las que ya no mantenemos ningún tipo de contacto (o no preveemos tenerla), cancelar esos eventos a los que no tenemos intención de asistir…etc. en definitiva se trata de simplificar nuestra agenda.